Prenez le temps de comprendre la terminologie utilisée et employez la même dans l'énoncé des exigences et lors de la conception de la solution. Vous serez ainsi sur la même longueur d'onde que vos interlocuteurs.
Planifiez les informations à recueillir et les questions à poser. Les classiques questions « Qui, Quand, Quoi, Comment, Où, Pourquoi, Pour qui, etc.. » peuvent constituer une base de questions à approfondir.
Par vous-même, vous pouvez trouver des informations par des lectures et par l'utilisation des systèmes existants. Par souci d'efficacité, orientez vos recherches sur les informations que vous jugez importantes.
Assurez-vous que la documentation, sur laquelle vous vous basez pour trouver des réponses à vos questions, soit à jour.
Favorisez les échanges avec les personnes pour répondre à vos questions. Ceci peut être plus rapide, dans une majorité des cas, que de trouver une réponse par vous-même.
Identifiez les besoins réels. N'hésitez pas à demander aux gens, après que ceux-ci aient énoncé leur besoin, pourquoi ils ont ce besoin.
Efforcez-vous de suivre votre plan lors d'entretien avec les parties prenantes. Prenez note des sujets imprévus qu'ils veulent discuter et assurez-vous d'y revenir plus tard. Terminez ce que vous commencez.
Assurez-vous que les utilisateurs n'énoncent pas leurs besoins sous forme de solution. Si c'est le cas, cherchez à comprendre quel est le besoin à l'origine de la solution qu'ils émettent.
Les entrevues « un à un » permettent de bien comprendre la vision de chaque personne. La somme de ces entrevues permet de voir où il y a consensus et discorde.
Ne tenez pas pour acquis que les besoins sont clairs et qu'il vous suffit de les collecter. Souvent, il y a des questions et des impacts que les utilisateurs n'ont pas pensés. Ceci constituera les principaux efforts que vous devrez faire. Les ateliers avec plusieurs intervenants sont pratiques pour dénouer ce genre d'impasse.
Si l'on vous explique des processus complexes, cherchez à identifier les grandes étapes. Par la suite, allez-y une étape à la fois. Ce sera plus simple de prendre une bouchée à la fois que de vouloir tout avaler d'un coup. Prenez aussi des pauses, le cerveau humain ne retient pas tout du premier coup.
Utilisez les ordres du jour et les comptes rendus pour vos rencontres, réunions et ateliers. Si vous êtes pressé par le temps, faites un équivalent minimal par courriel.
Lors d'atelier de travail, séparez le travail d'animation et de prise de note à deux personnes pour être plus efficace.
Lorsque l'on vous explique un processus ou une manière de faire, reprenez dans vos propres mots ce que l'on vient de vous expliquer. Cette vérification vous assurera que vous avez assimilé correctement l'information.
Soyez explicite lorsque vous formulez les exigences dans votre documentation. Assurez-vous qu'ils contiennent un lieu, une acteur, une action, un résultat et une contrainte.
