La prise de besoin en groupe
Objectifs
L'analyste fonctionnel participe à de nombreuses réunions et ateliers. Dans ces rencontres, l'analyste doit souvent animer la discussion.
Les ateliers en groupe ont l'avantage de mettre en relation les parties prenantes qui n'ont pas la même perception de la problématique ou ne partage pas le même niveau de priorité quant aux fonctionnalités. En plus des acteurs principaux, des acteurs secondaires qui n'interviennent pas directement peuvent aussi être les bienvenus. Par exemple, le programmeur peut être présent. Ceci a l'avantage qu'il peut prendre directement connaissance des problématiques et des solutions discutées sans intermédiaire (c.-à-d. l'analyste). Le chargé de projet peut aussi être présent pour s'assurer qu'une décision soit prise par rapport à un choix.
Déroulement des ateliers de travail
L'ordre du jour et le compte rendu de réunion ont fait leurs preuves dans plusieurs domaines et s'appliquent aussi très bien au développement de projets informatiques. L'ordre du jour permet aux personnes conviées à l'atelier de savoir quels seront les sujets abordés et de s'y préparer. Peu importe que l'ordre du jour soit formel ou informel, l'important est que chaque participant connaisse les objectifs de se réunir et sente que sa présence est utile.
L'atelier de travail devrait débuter en introduction par l'ordre du jour (ou rappeler le ou les objectifs de celle-ci). Par la suite, il est bon de faire un retour sur l'atelier précédent. Ceci peut se faire à l'aide du dernier compte rendu de réunion. On peut ainsi déterminer ce qui a été pris en charge, terminé et encore en suspens.
Après, les sujets prévus peuvent être débattus. Les sujets non prévus qui n'étaient pas visés par la rencontre devront être traités ultérieurement si le temps ne le permet pas. Puisque généralement les rencontres ont une durée fixe, il faut s'assurer de traiter des sujets dans le temps prévu. Si un point semble s'étirer un peu plus longtemps, il faut juger de l'importance de celui-ci par rapport aux autres sujets à traiter et déterminer si les participants présents à la réunion sont tous impliqués par ce point imprévu. Ainsi, s'il reste encore d'autres questions qui méritent d'être répondues, il faut peut-être rappeler aux gens présents l'importance de celles-ci et inviter à traiter du nouveau point à un autre moment.
En fin de réunion, il est bon de faire un résumé de ce qui a été dit et décidé. Cette dernière étape aide à la préparation de la rédaction du compte rendu de réunion. Le compte rendu a l'avantage d'être un écrit, donc de permettre de se rappeler plus tard ce qui a été dit lors de la rencontre. Ce dernier doit être envoyé à tous les participants de la rencontre et ceux-ci peuvent lui apporter leurs commentaires et ajouter les précisions qu'ils jugent nécessaires.
Lorsque le nombre de participants à l'atelier est important, il est bien de désigner deux personnes distinctes pour faire l'animation de la réunion et la prise de note.
